Fazit 4 Jahre GmbH – Teil 2: allgemeine Verwaltung/Administration Fazit 4 Jahre GmbH – Teil 2: allgemeine Verwaltung/Administration

News

Fazit 4 Jahre GmbH – Teil 2: allgemeine Verwaltung/Administration

Fazit 4 Jahre GmbH – Teil 2: allgemeine Verwaltung/Administration

///

Liebe Mitglieder, Fans, Sponsoren und Mitarbeiter,

 

am 24.01.2021 haben wir damit begonnen, ein Fazit über die Ausgliederung der 1.Herrenmannschaft in die SV Waldhof Mannheim 07 Spielbetriebs GmbH zu ziehen. In Teil 1 sind wir dabei auf die strukturellen und infrastrukturellen Verbesserungen im sportlichen Bereich eingegangen. In diesem Rahmen haben wir auch angekündigt, euch ebenso in den kommenden Wochen über die weiteren Bereiche zu berichten. Heute möchten wir euch über die Umstände vor der Ausgliederung, die Maßnahmen im Rahmen der Professionalisierung und den aktuellen Stand im Bereich der allgemeinen Verwaltung und Administration, erneut im strukturellen als auch infrastrukturellen Bereich informieren.

 

Die allgemeine Verwaltung war im Verein vor der Ausgliederung strukturell mit einer Mitarbeiterin besetzt, die sich um den Schriftverkehr in der Geschäftsstelle kümmerte. Im Teilbereich Finanzen und Buchhaltung arbeitete man mit einer Steuerberaterin aus Karlsruhe und einem Lohnbuchhalter aus Hockenheim zusammen. Die IT wurde von einem Dienstleister aus Graben-Neudorf betreut.

 

Schriftverkehr, Rechnungen, etc. wurden nach Möglichkeit dem ehrenamtlichen Präsidium vorgelegt und sodann bearbeitet. Zudem wurde überwiegend in Papierform gearbeitet. Für den Posteingang gab es ein Posteingangsbuch in Excelformat und einen Posteingangsstempel. Rechnungen wurden in Ordnern gesammelt und einmal im Monat mit dem Auto zur Buchhaltung nach Karlsruhe gefahren. Es gab kein Forderungsmanagement und einen funktionierenden Work-Flow im Hinblick einer Eingangsrechnungskontrolle. Überweisungen wurden häufig noch händisch mittels eines ausgefüllten Überweisungsträgers und durch Abgabe bei der Filiale der Hausbank durchgeführt.

 

Im ersten Schritt wurde daher ein neuer Posteingangsstempel eingeführt, welcher neben dem Posteingangsdatum zudem eine fortlaufende Nummerierung und eine Kennzahl für den Bereich enthält, welcher die Rechnung betrifft. Als Kennzahl wurde die Nummerierung des Kontenrahmens des Deutschen Fußball-Bund im Lizenzierungsverfahren eingeführt, sodass z.B. eine Bestellung und Rechnung von Fanartikeln problemlos dem Merchandising zugerechnet werden kann und die konkrete Zurechnung von Einnahmen und Ausgaben das zeitlich aufwendige Lizenzierungsverfahren beschleunigt. Weiter wurde ein Feld zur Benennung des Sachbearbeiters vorgesehen, welcher sodann die Rechnung sachlich und rechnerisch auf seine Richtigkeit prüft und durch abzeichnen bestätigt. Erst nach erfolgter Prüfung wird dann die Rechnung mittels weiteren Vermerks in einem dafür vorgesehenen Feld durch die Geschäftsführung zur Zahlung freigeben.

 

Es folgte ein Wechsel des Steuerberaters zum Geschäftsführer, Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Fachberater für Unternehmensnachfolge und Wirtschaftsmediator Herrn Johannes Ruland der VHP Dr. Vogt & Partner PartG mbB in Mannheim. Bei der VHP haben wir nun mit Frau Britta Hoffmann zudem eine sehr engagierte Ansprechpartnerin und studierte Finanzassistentin für die fortlaufende Buchhaltung.

 

Desweiterem haben wir mit der Einführung von Datev Unternehmen Online über eine Cloudlösung durchgängigen Zugriff auf unsere Buchhaltung und müssen Unterlagen nicht mehr in Papierform übermitteln. Durch Datev Unternehmen Online können wir zudem direkt aus der Software Überweisungen mit direktem Bezug zur entsprechenden Rechnung und Dienstleister tätigen.

Für das Forderungsmanagement haben wir mit der Software Faktura + Auftrag von Lexware nun eine gute und professionelle Lösung, um stets einen Überblick über noch ausstehende Geldeingänge zu haben um diese im Mahnverfahren einfordern zu können.

 

Ausstehende Forderungen und die daraus entstehenden Konflikte hatten wir zu Beginn leider sehr viele durch die Ausgliederung übernommen. Finanziell handelte es sich um einen hohen siebenstelligen Betrag. Mittels juristischen Gutachten, gezielter Gerichtsverhandlungen und der genannten Einführung eines Forderungsmanagements konnten wir hier schnell gute Ergebnisse erzielen, ausstehende Gelder kurzfristig einholen und zudem im Jahr 2018 entsprechende Vergleiche zur Beilegung übernommener Konflikte abschließen.

 

Löhne wurden mittels Exceltabelle berechnet und dem Lohnbuchhalter zur Verfügung gestellt. Dieser erzeugte eine DTAUS-Datei, mit welcher mittels Datenträgeraustauschverfahren die Lohnüberweisungen über einen USB-Stick und Begleitzettel in der Filiale der Hausbank ausgeführt werden mussten.

 

Heute haben wir mit Frau Wiebke Hauser von VHP eine Betriebswirtin als direkte Ansprechpartnerin, welche die vorbereiteten Löhne entsprechend in Datev Unternehmen Online weiterverarbeitet und uns Lohn-, Steuer- und Sozialversicherungszahlungen Online zur Überweisung zur Verfügung stellt.

 

Die Abwicklung des Bargeldgeschäfts war grob fahrlässig. Zu jedem Heimspiel wurden zahlreiche Kleingeldrollen bei den Bankfilialen gekauft. Diese wurden, ebenso nach den Spielen die teilweise sehr hohen Spieltagseinnahmen, in einem Reisekoffer entweder im Stadion versteckt, oder von Mitarbeitern mit privatem PKW mit nach Hause genommen oder an den Alsenweg gebracht um Sie sodann am nächsten Werktag auf das Konto einzuzahlen. Es war klar, dass dieser Zustand, auch zum Schutz der Mitarbeiter und Kontrolle der Einnahmen, kurzfristig beendet werden musste. Inzwischen haben wir hier selbstverständlich ein ordentlichen Bargeldmanagement mit entsprechenden Partnern und professioneller Infrastruktur.

 

Das Zulassungsverfahren für die Regionalliga und insbesondere 3.Liga waren zu Beginn sehr aufwendig, da hierfür jährlich die entsprechenden Unterlagen umständlich zusammengesucht und erstellt werden mussten. Durch die zuvor genannten und folgenden Verbesserungen kann heute nicht nur die Zulassung zur 3.Liga und Regionalliga, sondern auch die Lizenzierung zur 2.Bundesliga effizient durchgeführt werden. Im ersten Jahr war für die Prüfung der Gesellschaft noch eine Wirtschaftsprüfungsgesellschaft aus Düsseldorf verantwortlich, welche zuvor vom Verein mit der Betreuung der Ausgliederung beauftragt war. Seit dem zweiten Zulassungsverfahren zur Saison 2018-19 vertrauen wir dem Wirtschaftsprüfer, Steuerberater und Geschäftsführer der FTR Frankfurter Treuhand und Revision GmbH, Herrn André Kersjes.

Durch einen inzwischen sehr gut eingespielten Lizenzierungsprozess zwischen Steuerberatung, Buchhaltung, Geschäftsführung und Wirtschaftsprüfer, konnte die Zulassung und Lizenzierung jeweils frist- und formgerecht in den vergangenen Jahren abgeschlossen werden.

 

Insgesamt hatte die SV Waldhof Mannheim 07 Spielbetriebs GmbH in den vergangenen Jahren maximal 132 Mitarbeiter und ist somit auch als Arbeitgeber ein Faktor in der Region. Zudem sind wir inzwischen auch in der Ausbildung von Nachwuchskräften engagiert. Der SV Waldhof Mannheim beschäftigt aktuell einen Auszubildenden zum Kaufmann für Büromanagement sowie drei Sportmanagement Studenten in einem dualen System.

 

Seit 2018 ist insbesondere unsere Mitarbeiterin und Kauffrau für Bürokommunikation, Frau Jennifer Schäfer, für die allgemeine Verwaltung und Administration verantwortlich. Frau Schäfer hat einen entscheidenden Anteil an der professionellen Büroorganisation bei der SV Waldhof Mannheim 07 Spielbetriebs GmbH und ist immer auch abteilungsübergreifend und für Kunden und Lieferanten eine kompetente Ansprechpartnerin.

 

Welcher Mitarbeiter für welchen Bereich verantwortlich war, war zu Beginn einerseits aufgrund der Neugründung der Gesellschaft, andererseits aber auch aufgrund der gelebten Prozesse nicht immer nachvollziehbar. So haben Mitarbeiter häufig verschiedenste Aufgaben erledigt und eine klare Abgrenzung von Zuständigkeiten, Verantwortlichkeiten und Umsetzung waren nicht vorhanden. Es gab kein offizielles und für alle nachvollziehbares Organigramm. Selbstverständlich gibt es dieses Organigramm mit insgesamt 10 Abteilungen inzwischen bei der SV Waldhof Mannheim 07 Spielbetriebs GmbH. In diesem ist die Verantwortung für die Abteilungen Verwaltung, sportlicher Bereich, medizinische Abteilung, PR & Kommunikation, Sponsoring & Hospitality, Ticketing, Merchandising, Event- und Projektmanagement, Stadionmanagement und Sicherheitsmanagement geregelt und für jeden Mitarbeiter einsehbar.

 

Das Ziel der Geschäftsführung zu Beginn war es, die Geschäftsstelle vor einem Aufstieg in den Profifußball entsprechend drittligareif zu machen oder aufzustellen und den Aufstieg durch eine seriöse und professionelle Arbeit als Basis zu ermöglichen. Dieses Ziel konnten wir leider nicht mit jedem Mitarbeiter, welcher bei Ausgliederung aus dem Vereinsleben in die GmbH, mit anderen juristischen und organisatorischen Vorgaben, wechselte, erreichen. Heute haben wir hingegen ein gutes Team an Mitarbeitern und eine funktionierende und professionelle Geschäftsstelle. Dies ist die Basis für eine weitere positive Entwicklung im organisatorischen und sportlichen Bereich.

 

Um die Weiterentwicklung jedes Mitarbeiters und somit des SV Waldhof Mannheim in Gänze zu fördern, werden nun zudem wiederkehrende Personalgespräche geführt, aus welchen sich sodann sinnvolle Weiterbildungsangebote für jeden Einzelnen ergeben. Die Förderung der Potentiale unserer Mitarbeiter um gemeinsam mit den Aufgaben zu wachsen ist eines unserer nachhaltigen Ziele.

 

Wichtig zu Beginn war auch die Durchsetzung juristisch notwendiger Änderungen in einer Kapitalgesellschaft gegenüber dem Arbeiten in einem eingetragenen Verein. Zu diesem Zweck wurden unter anderem Allgemeine Dienstpflichten/Compliance Regeln vorgegeben. In diesen wurden neben der kollegialen Zusammenarbeit und Verschwiegenheit der Umgang mit einer möglichen Interessenskollision festgelegt. Zudem wurde mittels Dienstanweisungen, insbesondere aufgrund eines lockeren Umgangs mit Freikarten im Verein zuvor und zum Schutz vor möglichen steuerrechtlichen Folgen, die Verwendung von Freikarten verbindlich für alle festgelegt.

 

Der saubere und seriöse Umgang mit Waren, Geldern, Steuern und der Buchführung im Allgemeinen haben dazu geführt, dass die SV Waldhof Mannheim 07 Spielbetriebs GmbH in der zuletzt durchgeführten Betriebsprüfung über die ersten 3 Jahre, mit einem Umsatzvolumen in Höhe eines zweistelligen Millionenbetrags, lediglich Korrekturen im sehr niedrigen vierstelligen Bereich, insbesondere aufgrund Umbuchung einer Rückstellung, zu vertreten hatte. Nicht nur im Vergleich zu den Ergebnissen der Betriebsprüfungen im Verein ist dies ein Zeugnis für eine sehr saubere Arbeitsweise in der SV Waldhof Mannheim 07 Spielbetriebs GmbH.

 

Die SV Waldhof Mannheim 07 Spielbetriebs GmbH hat seit der Ausgliederung weit über 1000 Vereinbarungen und Verträge mit Sponsoren, Mitarbeitern, Dienstleister, etc. abgeschlossen. Dies bedarf eines seriösen und sinnvollen Vertragsmanagements. Im Verein musste hierfür ein Hängeregisterschrank genügen und wichtige Vereinbarungen und Verträge waren nicht mehr auffindbar. Nach Ausgliederung wurden sämtliche Verträge und Vereinbarungen digitalisiert, sodass Sie für die Personen, welche Zugriff benötigen, stets verfügbar und dennoch geschützt sind. Bei der Formulierung von Spielerverträgen arbeiten wir mit dem Rechtsanwalt für Zivilrecht, Arbeitsrecht und Strafrecht der Kanzlei F3S Rechtsanwälte aus Heidelberg und unserem Aufsichtsratsmitglied, Herrn Fabian Schumacher, zusammen.

 

Ebenso werden wir im Bereich des Markenrechts von dessen Kollegen Herrn Andreas Forsthoff, Rechtsanwalt u.a. für Urheberrecht, Wettbewerbsrecht und Markenrecht betreut. Der Schutz der Marke SV Waldhof Mannheim war für die Mitglieder bei der Ausgliederung ein sehr wichtiges Anliegen. Daher wurde auch die Marke nicht auf die Spielbetriebs GmbH übertragen, sondern die Nutzung mittels Lizenzvereinbarung geregelt. Eine Kontrolle der Markeneintragung und einer unerlaubten Nutzung von Dritten erfolgte zuvor im Verein jedoch nicht, sodass die Geschäftsführung nach Ausgliederung feststellen musste, dass die schützenswerte Marke kurz vor dem zeitlichen Ablauf des Markenschutzes stand. Daher wurde unmittelbar eine Verlängerung des Markenschutzes beim DPMA beantragt und zudem die Wort-/Bildmarke „Buwe“, welche noch nicht geschützt wurde, in das Register eingetragen. Inzwischen haben wir die Klassifizierungen des Markenschutzes ausführlich ergänzt und die geschützten Marken zum europaweiten Schutz beim Amt der Europäischen Union für geistiges Eigentum angemeldet.

 

Um die Digitalisierung des vorher genannten Vertragsmanagement und auch weiterer Unterlagen zu ermöglichen, mussten wir in der IT große Veränderungen vornehmen. So hatte die Geschäftsstelle am Alsenweg zu Beginn einen eigenen Server in einem unbelüfteten Abstellraum. Die Datensicherung erfolgte manuell mittels insgesamt externen Festplatten, welche in unregelmäßigen Abständen von einem Mitarbeiter vor Ort gewechselt wurden. Im Stadion war keine Servertechnik verfügbar, sodass insbesondere an Spieltagen mittels VPN auf den Server am Alsenweg zugegriffen werden musste. Aufgrund schlechter Internetleitungen war dies äußerst mühsam und unsicher. Auch die sonstige Stabilität der Internetverbindung am Alsenweg war alles andere als zufriedenstellend. Nach einem Wechsel vom damaligen IT-Dienstleister aus Graben-Neudorf zu unserem Partner aus den Quadraten, der Spruck IT Service GmbH und durch die Unterstützung des Geschäftsführers Herrn Daniel Spruck, konnten wir nicht nur die Internetverbindungen zum Stadion und Alsenweg verbessern, sondern haben zeitgleich auch eine Umstellung auf Office365 vollzogen. Die Mitarbeiter arbeiteten seinerzeit noch mit stationären PCs auf denen regelmäßig Lizenzen ausgelaufen waren oder noch sehr alte Betriebssoftware verwendet wurde. Durch die Ausstattung der Mitarbeiter mit Laptops, einer ordentlichen Lizenzierung der Software über Office365 und der Umstellung von stationärer Servertechnik am Alsenweg auf eine Cloudlösung, arbeiten alle Mitarbeiter beim SV Waldhof Mannheim nun mit funktionierender IT, den aktuellen Versionen der klassischen Büroprogramme Outlook, Word, Excel, sowie Teams und OneDrive zur Datenablage. Dieser Fortschritt ermöglicht uns nun auch, zum Schutz unserer Mitarbeiter in der Pandemie das mobile Arbeiten in nahezu allen Geschäftsbereichen. Im Carl-Benz Stadion wurde zur Absicherung des Spieltags ein Server installiert und das Stadion mit Glasfaserleitungen ausgestattet. Ebenfalls haben wir Mitarbeiter, welche aufgrund Ihres Aufgabengebiets sehr viel mit Dritten kommunizieren, entsprechende Firmenhandys zur Verfügung gestellt, sodass diese die Arbeit zu Hause auch mal zur Seite legen können. Die stationären Telefone in der Geschäftsstelle am Alsenweg und im Carl-Benz Stadion haben wir von einer teuren Mietlösung auf eine digitale Telefonanlage umgestellt, welche nun auch mit der Software auf den Firmen-Laptops kompatibel und nutzbar ist.

 

Auf der Geschäftsstelle in der Mitgliederverwaltung, beim Ticketing und im Fanshop wurden mit unterschiedlichen Programmen gearbeitet. So hatten wir drei verschiedene Datenbanken und Software, welche untereinander nicht kompatibel war. Insbesondere aufgrund des Datenschutzes unserer Mitglieder im Verein gegenüber der Spielbetriebs GmbH musste diese Situation geklärt werden. Mit unserem Partner Rodrigue Deutschland und unserem Ansprechpartner Herrn Oliver Benouis konnte die SV Waldhof Mannheim 07 Spielbetriebs GmbH bei Verlängerung der Ticketsoftwarelizenz die Partnerschaft auf ein Warenwirtschaftssystem für das Merchandising erweitern und zudem die Mitgliedersoftware des Unternehmens kostenlos zur Bereitstellung für den SV Waldhof Mannheim 07 e.V. verhandeln. Der Wunsch der Geschäftsführung die Datenbanken zusammenzuführen und eine Abfrage zur Zustimmung der Datenvereinbarung bei den Mitgliedern im Verein wurde als dringlich beim damaligen Präsidium hinterlegt. Dies hätte nicht nur dem Verein und der Spielbetriebs GmbH genutzt, sondern hätte uns auch ermöglicht den Ticketverkauf für Mitglieder mit Rabatten unkomplizierter abzuwickeln oder Mitgliedern Rabattaktionen im Fanshop anzubieten. Das damalige Präsidium hatte sich sodann jedoch für eine Softwarelösung des DFB entschieden.

Inzwischen hat die SV Waldhof Mannheim 07 Spielbetriebs GmbH daher eine eigene Abfrage der Kontaktdaten von Mitgliedern vorgenommen und baut versucht hier den Datenbestand aufzubauen um die Synergien im Ticketing und Merchandising für Mitglieder zu nutzen und die mitgliederfreundliche Abwicklung weiter zu verbessern.

Die Verbesserungen im Umgang mit den Datenbanken hat jedoch auch bereits heute einen sehr positiven Effekt und zeigt weitere Potentiale.

 

Für die Zukunft möchten wir uns auch im Sinne des Umweltschutzes weiter zu einem „paperless office“ entwickeln und die Digitalisierung vorantreiben.

 

Neben der Professionalisierung der Strukturen in der Verwaltung und der für die Effizienz und Sicherheit notwendigen IT, waren die Zustände in den Räumlichkeiten am Alsenweg nahezu untragbar. Insbesondere im Sommer erreichten die Temperaturen unter dem Tribünendach Höchstwerte, welche trotz des Einsatzes von mobilen Klimageräten ein konzentriertes Arbeiten kaum ermöglichten. Ebenso war der nostalgische Charme keine gute Basis für Kreativität und der Offenheit, neue Prozesse in der Belegschaft umzusetzen.

 

Nicht nur aus diesem Grund war der Umzug der Geschäftsstelle vom Alsenweg in die neuen Bürocontainer am Carl-Benz Stadion ein Meilenstein in der Entwicklung des SV Waldhof Mannheim. Durch den Umzug und neuen Räumlichkeiten erfolgte eine bessere Möglichkeit der Organisation des Spielbetriebs vor Ort, es entstand ein besseres Arbeitsklima, es erleichterte vielen Abteilungen, wie z.B. der Abteilung Sponsoring & Hospitality den Arbeitsalltag und trägt natürlich auch dem Arbeitsschutz der Mitarbeiter durch entsprechende Klimaanlagen heute Rechnung.

 

Auch im Bereich Arbeitsschutz haben wir durch die Professionalisierung entscheidende Veränderungen erreicht, bzw. dieses wichtige Thema bekam durch die Ausgliederung seine entsprechende Würdigung. Zum Schutz der Mitarbeiter vor hoher Arbeitsbelastung wurde eine Arbeitszeiterfassung eingeführt. Urlaubstage und derer Inanspruchnahme, welche vor der Ausgliederung mit einzelnen Zetteln dokumentiert wurden, werden nun in einer dafür vorgesehenen Software erfasst und auf die ausgeglichene Inanspruchnahme von Urlaubstagen geachtet.

 

Ebenso ist der Arbeitsschutz inzwischen durch Maßnahmen, Untersuchungen und Regelungen durch unsere Fachkraft für Arbeitsschutz, Herrn Alexander Gericke, Geschäftsführer der AASG GmbH aus Mannheim und unserer Betriebsärztin, Frau Dr. Gudrun Eberhardt, konkretisiert.

 

Als Fazit können wir heute sagen, dass die Ausgliederung und die damit einhergehende Professionalisierung in der SV Waldhof Mannheim 07 Spielbetriebs GmbH längst überfällige Maßnahmen, Regelungen und Prozesse mit sich gebracht hat und wir unsere Ziele in der allgemeinen Verwaltung und Administration darüber hinaus übertroffen haben. Selbstverständlich funktioniert nie alles zu 100% und es gibt immer noch weiteres Entwicklungspotential, jedoch sind wir heute bereits für eine mögliche positive sportliche Weiterentwicklung bereit.

Wir freuen uns darauf mit euch diesen spannenden Weg weitergehen zu dürfen.

03.02.2021

Jetzt Tickets sichern!